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浅谈图书馆的设备管理 ——以成都图书馆为例

2020-12-17 15:34:125103浏览量




何明翔

(成都图书馆,四川 成都 610041)


摘要:目前,国内各地都在大力加强公共文化服务体系的建设,但对场馆的设施设备综合管理维护这块工作不够重视。本文针对图书馆设备管理的特点,结合在日常设备管理工作中的经验,提出图书馆设备综合管理的方式及思路。

关键词: 图书馆;设备;管理;模式


    在相当长的时期内, 图书馆设备很少, 谈不上设备管理,更谈不上对设备管理理论的研究与应用。随着《关于深化文化体制改革推动社会主义文化大发展、大繁荣若干重大问题的决定》的提出,公共文化服务体系建设也随之发生了巨大变化。近年来,全国各地都在加大对公共文化服务的投入,公共文化服务体系进一步完善。作为公共文化服务的重要场所,图书馆也在积极发展软硬件阅读环境建设。图书馆功能早已转变为多元化服务,图书馆的文化信息共享服务离不开设施设备等硬件系统的技术支撑。建立科学有效地设施管理机制,更新先进的各类硬件设施,提供可靠又优良的技防设备是目前图书馆后勤保障的重要工作。只有建立健全设备管理机制,以现有设备为基础,充分利用改造升级、功能拓展、操作培训的方式,保证设施设备安全高效运行,达到合理使用图书馆软硬件设施实现资源共享的目的。

    以往一谈起图书馆资源,人们一般想到的大多是图书资料,对于图书馆各类设备有所忽略,图书馆设备从消防监控系统、阅览室书架、中央空调,小到书车、开关配件等,设备管理相比图文资料在持续性模式上有较大差别。设备管理若不规范,也极易造成相关阅读服务设施设备的缺损,从而带来不必要的影响和不足。

1重视设备管理,加以充分利用

    管理好图书馆设备,首先要树立正确的认识和负责的工作态度。图书馆中的设施设备类别繁杂,数目很大,流动性强,不时有新设备入馆和旧设备淘汰,以及设备在馆内各部门的交换使用。设备管理是一项长期而又繁琐的工作,要做好这一工作,需要各个部门的足够重视,将设施设备的管理列入图书馆日常工作范围之中,对设备管理人员开展工作给予精神和物质上的支持。管理员更要端正工作态度,对于图书馆设备管理的必要性和基础性要足够重视,明确这不是可有可无,要充分树立责任感,同时要培养耐心细致,有条不紊的工作方法。设备管理工作的开展要依靠全馆工作人员具备相关意识,积极配合设施设备管理工作。通过实施设备管理,在全体员工心中树立爱护公共财产的观念,从思想上杜绝全体馆员不重视设备管理以及公私不分的思想,从而防止图书馆设备流失。如果全馆每一个人树立起爱护图书馆设备,将设备的管理视为已任的思想,那么,设备管理的难度就会大大降低,从而实现设备管理良好的长效机制。

    有了良好的工作态度与工作环境,必须配以良好的工作方式才能取得最佳效果。其实设备管理工作可采取基层管理和专人负责制相互配合的方法:专人管理方式杜绝了过去因多头管理而造成的混乱局面。设备的统一进出,便于工作人员随时了解馆内设备的种数和总量。特别值得一提的是,图书馆设备的统一管理,对充分利用馆内资源以及设备的合理调配使用有着不可低估的作用。图书馆设备杂,并且分散在各个部门,若无专人掌管,容易发生重复购买的情况。同时,一些长久未用的设备容易被遗忘,没有充分发挥其作用。当某一部门急需某些设备而没有,另一部门却有富裕空闲,这时设备的统一管理就可充分地发挥它的把关、调配作用,使馆内设备物尽其用,避免一些不必要的开支。例如:我馆结合实际情况,根据各楼层、各阅览室读者流量差异安装不同容量的净水器设备,为读者提供安全方便地纯净饮用水。同时,与净水设备公司协商处理,需要时可根据具体情况随时调配更换部署位置和型号配置;其它还有针对来馆中老年读者和冬季特点,安装暖手器及无障碍设备等等。

    设备的管理不仅仅是财产清点和登记这么简单,它还包含了物质资源的调配和合理利用的丰富内涵。在专人管理的前提下,设备的管理工作同时落实到基层,实行基层负责制:即设备的管理不仅仅是直接管理员一个人的事,各个部门对本部门的设备亦负有管理责任。基层负责制的方法是:各部门主任将本部门所使用的设备登记归档,详细记录设备的种类、规格、数量、调配情况等。各部门负责人对本部门的设备有以下管理责任:一是随时将本部门设备的增添、调移及报废等变更情况告之馆设备管理员,以便管理员在图书馆设施设备管理系统上及时做出相应的变动;二是对本部门的设备妥善管理,若有丢失,则追究本部门主任及具体使用人员的责任。

2图书馆设备综合管理流程

    图书馆设施设备类型可分为阅读服务设施、基藏图书设备、采购目录编制设备、消防安全设备及电力设备等。从实施流程看,是一个事前采购、日常使用、维修维护、设备报废的过程。

2.1加强设备采购准备工作

2.1.1事前准备的重要性

    图书馆各类设备是阅读服务的硬件基础,在设备采购前,各部门现场调研设备需求,对必需和重要的核心设备采购做出事前判断。在进行设备规划时,我馆的方法是提前制定技术参数,对采购设备相关市场信息进行可行性分析,拟订采购计划,向维保单位咨询设备的实用性、可靠性、性价比和后续服务信息。尽可能在经费有限的范围内采购性价比相对较高的设施设备。

2.1.2科学合理的性能与价格

    目前,采用公开招投标的方式是现代公共图书馆设备采购的标准,在公开、公平、公正的基础上,结合“三重一大”制度,在设施设备政府采购招投标上把好关,让有资质认证,信誉服务高的企业参与进来,达到顺利采购,保障设备采购程序公平合理进行。

2.1.3 严格验收,保证设备质量

    在设备安装调试环节,我馆需求与技术部门都会参与进来,认真验收,掌握设备操作方法,检测设施设备正常运行参数。同时,会建立相关设备档案,设备技术资料由专人负责。同时与各类设备的维保单位随时保持联动,维保单位定期将设备运行情况及时反馈给我们,从而为我馆各项设施设备的高效运行提供有力保障。

2.2 注重设备维护、维修跟踪服务,充分利用硬件优势

    现代公共图书馆服务注重转换传统模式,让硬件设备成为广大读者与图书馆工作人员的基础支撑,软件服务成为读者图文信息获取的桥梁。

2.2.1 提高设备使用效率

    无论何种设备,其使用效率是衡量设备管理的关键指标。如若设备的使用效率不高,未能完全发挥出其功能,无疑是巨大损失。所以我们需要思考怎样在空间和时间上加以调整,利用现有设备最大化地为读者提供阅读服务,是设备管理中非常迫切解决的课题。

2.2.2充分利用硬件优势

    任何设备都有一定的寿命,新设备不断涌现,现代图书馆阅读设备也在加速更新换代。因此图书馆各类设备在使用中要尽可能地发挥其性能优势,借助日常工作经验提升使用效率。

2.2.3 共享设备资源

    无论是我馆各部门,还是与分馆之间,都可以在现有服务模式上更进一步,以分享交流为纽带,取长补短发挥各自的设备优势,减轻设备维护管理工作带来的压力。如我馆与分馆之间采取的“通借通还”服务极大的方便了广大读者,实现了可就近借还图书、全馆数字资源统一查找功能,受到了读者的好评与肯定。

2.2.4 降低能耗,节省耗材

    成都图书馆是一个面向社会各阶层、各年龄、所有市民开放的公共场所,因此做好全馆的节能工作的宣传教育,对提升馆员节约资源意识,促进良性设备管理发展具有积极作用。在这一方面,我馆相继制定了《成都图书馆关于加强节约能源资源工作管理制度》,《成都图书馆关于严格执行公共建筑空调温度控制标准的管理规定》,对我馆节能工作做出了具体、详细的规定,使全馆的节能工作有章可循:

   (1)我馆照明灯全部换装LED节能型灯泡和灯管,白天充分利用自然光照,尽量不开照明灯;闭馆后,值班电工、保安做好我馆各楼层电源电器安全关闭的巡查保护工作并做好巡查记录。中央空调开放使用期间,由中央空调专业维保公司随时检查运行情况,对空调机组设备定期进行检修、保养,保证夏季、冬季全馆空调的服务效果和节能工作取得实效。

   (2)对我馆所有用水设施设备定期进行检修、全体职工主动节约用水,广泛宣传自带饮水杯,尽量减少一次性纸杯的使用;努力实现办公资源再生和循环使用,提倡双面用纸和复印纸的再利用,严格控制文件发放的范围和资料复印数量。

2.3规范设备管理模式

    结合专业的设备管理模式,规范设备管理运行机制,就能够让图书馆借阅设备的良性运转得到切实保障。

2.3.1 造册入账,建立档案

    在设备购入后,我们根据不同设备的用途、品类、数量分门别类实行设备档案管理。对测试合格的设备计入我馆固定资产档案,按照记录的明细清单定期核对设备使用状况。成都图书馆在建立健全设备管理制度在基础上,重视加强设备档案专业管理,如说明书、设备清单、设备更新等参数资料,尽可能做好设备使用的前期准备、后续跟踪、保养维护和统一管理。

2.3.2 技术培训,合理使用

    在日常工作中特别注重对设备使用和管理人员进行专业技术培训和应急演练,使他们不断提高吸收新技术能力,学会正确使用方法,有效地保障设备正常运行。如每年定期举行的“成都图书馆消防、安全保卫以及电力、电梯应急演练和技能培训”等。此外我们还针对各设施设备特点制订出我馆各类设备的操作、使用、维护、检修规程等。

2.3.3设备折旧,计入成本

    严格遵守财经制度,是设备管理工作的有力保障,不仅能对设备产品特征、技术参数、数量核实、使用动态加以如实反映,而且能对设备的折旧成本、折旧率进行有效评估,对已使用设备的维护和超期折旧设备的更新也有促进作用,从而保证图书馆各项设备正常的新旧交替能平稳过渡。以消防设备为例:我馆严格执行《中华人民共和国消防法》规定,每年我们都会定期进行消防设施联动测试与消防设备的安全检测,对达到使用期限的消防灭火器、温度及烟雾感应器等消防安全设备进行更换补充,对可折旧的设备在折旧后,费用上缴财务用于消防设备的后续保养。

3结语

    图书馆设备管理需要合理规划、有效利用、不断更新。比如我馆与成都市急救中心合作在馆内主要阅读楼层公共区域设置“AED心脏急救复苏系统”就是一次大胆的尝试,让突发心脏骤停病人能得到有效救治,挽救生命。成都图书馆成为首家安装“AED心脏急救复苏系统”的图书馆,也使“读者安心阅读服务”得到了充分保障。只要能以科学性为基础、规范性为前提,采取积极有效的设备管理运行机制,就能不断提升图书馆设备合理使用和科学管理的潜力。




参考文献

[1] 中国大百科全书:图书馆学、情报学、档案学[M].中国大百科全书出版社,1998.

[2] 王立荣.数字图书馆安全与维护[J].河北科技图苑,2002(1).

[3] 于长维.必须建立设备管理约束机制[J].林业机械与木工设备,1998(7).


作者简介:何明翔(1979-),男,主要从事公共图书馆数字化建设的研究。