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公共图书馆设备管理

2017-12-01 16:25:53516浏览量

                                                     何明翔  郭晓薇

                                                    (成都图书馆)

 

[摘 要] 目前,国内各地都在大力加强公共文化服务体系的建设,但对场馆的设施设备综合管理维护这块工作不够重视。本文针对图书馆设备管理的特点,结合在日常管理工作中的经验,提出图书馆设备综合管理的方式及思路。

[关键词] 图书馆   设备  管理  维护

 

在相当长的时期内, 图书馆设备很少, 谈不上设备管理,更谈不上对设备管理理论的研究与应用。随着《关于深化文化体制改革推动社会主义文化大发展、大繁荣若干重大问题的决定》的提出,对文化建设进行了全面部署,对发展公益性文化事业、构建公共文化服务体系提出了一系列新的要求。近年来,全国各地都在加大对公共文化服务的投入,加强公共文化服务体系的建设。公共图书馆作为公共文化服务的重要场所之一,得到了前所未有的发展。现代图书馆功能也从单一图书开放借阅发展到多元化服务的转变,这就要求公共图书馆的设施设备等硬件系统要为图书馆文化信息共享服务奠定物质和技术基础。因此加大对硬件设备的投入力度,建立设备综合管理制度,为图书馆提供优良而又经济的技术设备是当今图书馆工作的重要任务。如何建立健全图书馆设备管理方式,在充分保护固定资产不流失的前提下,挖掘现有设备的潜力,重视维护维修、功能开发、改造升级、延长寿命的工作,做到合理使用、资源共享是图书馆面临的一项艰巨的课题。

图书馆资源包括三大部分:图书、设备及人才。设备资源是图书馆资源的重要组成部分,它在图书馆的运作中与其它两大资源起着相互配合、相互支持的作用。因而怎样科学、合理地管理设备,使此项资源得以充分利用是一项重要工作。图书馆设备种类繁多,大到消防监控系统、阅览室书架、中央空调,小到书车、开关配件等。以往一谈起图书馆资源,人们一般想到的大多是图书资料,而忽视图书馆的设备。设备的管理也不像图书资料那样有一定的模式和持续性。管理的疏忽与混乱,容易造成设备的损坏、流失,给图书馆造成不必要的损失。其实,只要下点工夫,图书馆的设备是可以管理好的。    

一、重视设备资源管理,加以充分利用

  要管理好设备,首先要树立正确的认识和正确的工作态度。图书馆设备拉拉杂杂,种类繁多,数目大,流动性强,不时有新设备入馆和旧设备淘汰,以及设备在馆内各部门的交换使用。设备管理是一项长期而又繁琐的工作,要做好这一工作,分管领导和各部门负责人要足够重视,要把图书馆设备的管理纳入图书馆正常业务工作的范围,对设备管理人员开展工作给予精神和物质上的支持。直接管理员更要端正工作态度,要意识到图书馆设备管理的重要性和必要性,明确这不是可有可无,而是必须做好的工作;同时要培养耐心细致,有条不紊的工作方法。设备管理工作的开展要依靠全馆工作人员,要求全体馆员具备设备管理的意识,对管理工作予以支持和积极配合。通过实施设备管理,在全体员工心中树立爱护公共财产的观念,从思想上杜绝全体馆员不重视设备管理以及公私不分的思想,从而防止图书馆设备流失。如果全馆每一个人树立起爱护图书馆设备,将设备的管理视为已任的思想,那么,图书馆设备的管理就有了事半功倍的效果。

有了良好的工作态度与工作环境,必须配以良好的工作方式才能取得最佳效果。图书馆设备管理工作可采取专人管理和基层负责制相结合的办法:专人管理方式杜绝了过去因多头管理而造成的混乱局面。设备的统一进出,便于工作人员随时了解馆内设备的种数和总量。特别值得一提的是,图书馆设备的统一管理,对充分利用馆内资源以及设备的合理调配使用有着不可低估的作用。图书馆设备杂,并且分散在各个部门,若无专人掌管,容易发生重复购买的情况。同时,一些长久未用的设备容易被遗忘,没有充分发挥其作用。当某一部门急需某些设备而没有,另一部门却有富裕空闲,这时设备的统一管理就可充分地发挥它的把关、调配作用,使馆内设备物尽其用,避免一些不必要的开支。例如:我馆结合实际情况,根据各楼层、各阅览室读者流量差异安装不同容量的净水器设备,为读者提供安全方便地纯净饮用水。同时,与净水设备公司协商处理,需要时可根据具体情况随时调配更换部署位置和型号配置;其它还有针对来馆中老年读者和冬季特点,安装暖手器及无障碍设备等等。

 


  可见,设备的管理不仅仅是财产清点和登记这么简单,它还包含了物质资源的调配和合理利用的丰富内涵。在专人管理的前提下,设备的管理工作同时落实到基层,实行基层负责制:即设备的管理不仅仅是直接管理员一个人的事,各个部门对本部门的设备亦负有管理责任。基层负责制的方法是:各部门主任将本部门所使用的设备登记归档,详细记录设备的种类、规格、数量、调配情况等。各部门负责人对本部门的设备有以下管理责任:一是随时将本部门设备的增添、调移及报废等变更情况告之馆设备管理员,以便管理员在图书馆设施设备管理系统上及时做出相应的变动;二是对本部门的设备妥善管理,若有丢失,则追究本部门主任及具体使用人员的责任。

二、图书馆设备综合管理流程

  图书馆设备的种类很多,一般而言,可分为藏书设备、阅读设备、目录设备、消防设备及电力设备等。

图书馆设备管理的内容包括从设备的选择、购置开始,以及设备的使用、维修、直到报废退出图书馆活动领域为止的全过程。在这一过程中,设备存在着两种运动形态:一是设备的物质运动形态,包括设备的选购和技术性能的评估、设备进馆验收、安装、调试,设备投入使用、维修和保养,设备的更新、改造等;二是设备的价值运动形式,包括设备的最初投资,设备维修费用支出,设备折旧费,更新改造资金的筹措和支出等。 


(设备管理流程图)

 

1、加强调研,严把设备购置关

经费紧张一直是图书馆界普遍存在的问题,在图书馆的建设中添置设备是必不可少的工作。用有限的经费合理地购置必要的设备是一项慎之又慎的工作,图书馆必须在选用设备的每一个环节,都要严格按照科学的程序进行操作。

 

1.1做好设备购置规划

我们所有的设备都是直接或间接地服务于广大读者和图书馆馆员,在购买设备之前,我们会通过实际调查研究,了解各个部门所需,选择必需和必要的关键设备。在进行设备规划时,我馆及时了解技术市场信息动态,进行技术经济论证,拟订设备购置计划,向维保单位提出设备的先进性、可靠性、经济性和可维修性要求。做到图书馆设备配置科学、合理、有效,用有限的经费购买性能和价格都比较理想的设备。

 

1.2保证设备的性价比

公开招标已经成为现代公共图书馆的例行制度,但是如何真正做到公开、公平、公正,不让招标流于形式或变相照顾关系,仍然是采购面临的实际问题。因此在招标中一定要创造良好的环境,结合“三重一大”制度,在设施设备政府采购招投标上把好关,让质量好,信誉好、服务好、有资质的企业参与竞标,达到顺利采购,保障设备采购程序公平合理进行。

 

1.3 严格验收,保证设备质量

 

无论何种设备到货后,安装、调试是必有的程序,我馆技术人员都会认真履行验收环节,随时监控设备运行情况,监测各项数据指标。我馆各部门积极配合技术人员建立设备档案,设备安装、使用、维修等技术资料交由专人保管,必要的维修配件统一由馆设备管理员保管。另外,我馆技术人员与设备维保单位密切联系,将设备运行情况及时反馈给维保单位,确保我馆各项设备的正常运转。

2、注重设备维护、维修跟踪服务,最大限度发挥设备性能

现代公共图书馆打破了传统的管理模式,硬件设备是广大读者、图书馆员离不开的拐杖;软件设备是广大读者的阅读学习工具;如何让设备最大限度地发挥作用,是图书馆设备管理最重要的任务。

2.1 提高设备利用率

设备利用率的高低是考核设备采购和管理的一项重要指标。如果花费大量的资金,设备的利用率却很低,没有发挥应有的作用,无疑是巨大损失。因此我们也在考虑如何调度空间,调整时间,让所添置的设备最大限度地为读者和馆员服务,是我们一项很重要的管理工作。


(我馆工作人员检修设施设备)

2.2 充分挖掘设备潜力

任何设备都有一定的寿命,特别是在信息时代,产品更新换代很快,旧设备很快会被淘汰。因此要求各部门在设备使用期内充分地发挥其潜力,熟悉并善于利用其性能,提高工作效率,为图书馆建设做出贡献。

2.3 共享设备资源

无论是我馆各部门,还是与分馆之间,都有自己设备的相对优势,通过交流合作,共享设备资源不但可以调剂余缺、取长补短,而且能节省资金、减轻设备管理和维护的工作压力。

2.4 降低能耗,节省耗材

成都图书馆是一个面向社会各阶层、各年龄、所有市民开放的公共场所,因此做好全馆的节能工作的宣传教育,使大家充分认识到节约能源资源重要性,是减轻环境压力,实现可持续发展的必然选择。我们相继制定了《成都图书馆关于加强节约能源资源工作管理制度》,《成都图书馆关于严格执行公共建筑空调温度控制标准的管理规定》,对我馆节能工作作出了具体、详细的规定,使全馆的节能工作有章可循:

(1)我馆照明灯全部换装LED节能型灯泡和灯管,白天充分利用自然光照,尽量不开照明灯;闭馆后,值班电工、保安做好我馆各楼层电源电器安全关闭的巡查保护工作并做好巡查记录。中央空调开放使用期间,由中央空调专业维保公司随时检查运行情况,对空调机组设备定期进行检修、保养,保证夏季、冬季全馆空调的服务效果和节能工作取得实效。

(2)对我馆所有用水设施设备定期进行检修、全体职工主动节约用水,广泛宣传自带饮水杯,尽量减少一次性纸杯的使用;努力实现办公资源再生和循环使用,提倡双面用纸和复印纸的再利用,严格控制文件发放的范围和资料复印数量;

 

3、健全管理机制,严格执行设备管理规定

图书馆的设备管理具有独特性:基本任务,是通过技术和经济措施,对设备进行综合管理,改善和提高装备素质,使设备经常处于完好技术状态,保证安全使用,充分发挥设备效能,取得良好的效果。为此,建立健全设备管理机制,坚持设备使用、维护、计划检修、改造与更新相结合的专业管理模式,加强设备管理与馆员基础设施培训相结合的方针,是确保图书设备正常运转的必要条件。

3.1 造册入账,建立档案

我们在设备购入后,都会按照国家规定和财务制度进行严格管理。首先是通过验收后,计入我馆固定资产。每年定期进行盘点,复核设备的清单或明细。对设备的使用管理,有完善的借还手续,特别是对容易移动的和便携设备,如笔记本电脑、照相机、摄像机等有严格管理。成都图书馆在建立健全设备管理制度在基础上,重视加强技术档案管理制度,包括设备的说明书、图纸、设备改造、更新等技术资料,以便进行维护和修理,加强技术管理,是做好设备使用的前提。

3.2 技术培训,合理使用

我们在日常工作中特别注重对设备使用和管理人员进行专业技术培训和应急演练,使他们不断提高吸收新技术能力,学会正确使用方法,有效地保障设备正常运行。如每年定期举行的“成都图书馆消防、安全保卫以及电力、电梯应急演练和技能培训”等。此外我们还针对各设施设备特点制订出我馆各类设备的操作、使用、维护、检修规程等。



(成都图书馆防灾减灾演练情况)

3.3 及时维修,保证完好

设备是科学技术产品,设备的使用要依赖于有技术的人员去维护。因此设备保养、维修也是图书馆设备管理中的一项工作,应纳入常规之中,如设备运行故障和维修。我馆设备的维修会根据不同特点和实际技术状况,采用周期计划维修和状态维修两种不同的修理方式。检修工作则采取由专职人员和使用者相结合的方式。

3.4 设备折旧,计入成本

严格遵守财经制度,我们还建立了能反映设备数量、价值,技术特征、维修动态变化资料的设备网络化管理系统,定期核对,做到记录正确,账、物相符。对需要折旧的设备,计入成本。折旧费用于设备的维修和更新改造。保证设备的完好和更新。例如:按照《公安消防法》规定,对我馆达到使用期限的消防灭火器我们会定期严格按照规定更换,折旧后的费用上缴馆财务。

 

 

 

[参考文献]

[1] 谢德成.设备管理考棱指标探讨.西部探矿工程,2005(6)

[2] 王立荣. 数字图书馆安全与维护 [ J] . 河北科技图苑,2002( 1)

[3] 中国大百科全书:图书馆学、情报学、档案学. 中国大百科全书出版社,1998

[4] 于长维. 必须建立设备管理约束机制 [ J] . 林业机械与木工设备, 1998 ( 7)

[5] 陈艳春,于强. 谈谈图书馆现代化设备的管理[J].河北科技图苑,2003(2)